¿Cómo uso los carteles de BPM en mi planta?

Encontré muy interesante un análisis que hace Frank Yiannas en su libro Food Safety Culture sobre el uso de Carteles y slogan o símbolos que usamos sobre Sanidad de Alimentos en nuestras plantas.

Normalmente yo sugiero que se elaboren posters con instrucciones de Buenas Practicas que deben cumplir los empleados en las áreas de entrada de la planta y luego en lugares visibles. Mi sugerencia es que sean gráficos, que tengan mas imágenes que letras, y sean claros, para que todos los empleados los puedan comprender.

Yiannas plantea que en ocasiones los posters no son tan efectivos como quisiéramos y da cuatro ideas para mejorar la efectividad de esta práctica

Sea Específico – Plantea que los señalamientos deben ser específicos y claros, que  aunque eslogan como: “La seguridad de los alimentos, está en sus manos” ó “Piense en seguridad de alimentos” puede sonar pegadizos, no son efectivos. ya que estos no entregan un mensaje claro de lo que debe hacer los empleados. Tal vez simplemente debemos poner un letrero que diga: “Lavese las manos” “NO fume en el área” “Prohibido comer en las áreas”

Ubicación –  Indica que también es importante donde colocamos los mensajes porque estos serán mas efectivos si están cerca del lugar donde queremos que el operador siga un comportamiento específico.

“Manténgalo simple –  Los mensajes que son muy complejos de entender rápidamente no hay probabilidad de que tengan nuestra atención y probablemente sean pasados por alto”

Y por último una idea en la que debo confesar que no había pensado:

Cámbielo – Ocasionalmente, los mensajes deberían ser modificados o cambiados, El mismo mensaje en el mismo lugar por largos períodos de tiempo eventualmente se van a mezclar con el ambiente y los empleados no lo notaran a menos que sean nuevos en la organización.  Se volverán insensibles a ellos. De acuerdo a esto, ocasionalmente usted debe mezclarlos e introducir nuevos señalamientos, símbolos o posters para continuar captando la atención.

Tal vez hoy es el día en que usted debe revisar los letreros que tiene en su planta y pasarlos por estos cuatro coladores a ver si pasan la prueba.

Me cuentan como les va.

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Qué medios usamos para transmitir información sobre seguridad de alimentos

Hoy quiero hablar acerca de, la forma de transmitir información sobre seguridad de los alimentos a los empleados, a propósito del capítulo de Frank Yiannas que estoy leyendo.

Muchas veces cuando estoy realizando auditorias, cuando pregunto sobre los mecanismos a través de los cuales la empresa transmite la política de inocuidad a los empleados. La respuesta que me dan en un 95% de las ocasiones es: “esta posteada en el tablero de la compañía”, “hay un letrero en la entrada”. Las personas asumen que el hecho de que la política este posteada es suficiente para que los empleados la hayan leído y la comprendan.

Conociendo la cultura de los empleados que tenemos en nuestros países, yo me atrevería a apostar que un alto porcentaje de empleados ni siquiera se detienen a leer la información que tienen esos tableros. Como me toca visitar las empresas en más de una ocasión, mi experiencia es, que la mayoría de las ocasiones, nadie se preocupa de cambiar la información que esta publicada; los empleados por su parte, saben que no hay nada interesante en esos tableros y no se detienen a leer lo que dice.

Lo que plantea Yiannas es que las empresas deberían usar múltiples mecanismos para transmitir la información que quieren hacer llegar a los empleados, “si los bombardeamos con información tendremos más probabilidad que en algunos de los medios que usemos, los empleados le presten atención”

¿Qué les parece si se toman un rato y revisan cuales son los diferentes medios que está usando en su planta para transmitir información sobre seguridad de los alimentos?  El reto es establecer diversos mecanismos; Panfletos, flyers, canales de televisión, dar charlas cortas, publicarla en diversos lugares de la planta, sean creativos y seguro que los resultados mejoraran.

El método y el instructor

El proceso de aprendizaje es complicado. Y se vuelve todavía más complejo cuando intentamos que un adulto aprenda, sobre todo algunos que no tienen interés en lo que estamos tratando de transmitir. Y estoy pensando nuevamente en empleados que manipulan alimentos.

Frank Yiannas plantea en su libro “Food Safety Culture” la realidad que se vive en Estados Unidos, donde muchos empleados de alimentos y servicios de comida son latinos y su primera lengua no es el inglés, él plantea que debería considerarse, entrenar  los empleados en su lengua materna. En nuestros países, en general, no tenemos esos problemas, pero a veces uno tiene la sensación de que estuviera entrenándolos en chino, porque uno se pregunta porque repetimos tanto las mismas cosas y los empleados vuelven a fallar una y otra vez.

De mi parte estoy convencida de que el mecanismo que usemos para dar el entrenamiento tiene mucho que ver. Si pretendemos que los empleados se entusiasmen con un “Power point” aburrido que repetimos constantemente, nunca lograremos que pongan atención. Tenemos que ser creativos y lograr que los entrenamientos sean divertidos, lúdicos, que a través del juego ellos aprendan.

También el instructor tiene que ser entusiasta y transmitir, tiene que llegar a los empleados, lograr que ellos se enganchen en lo que estamos diciendo. No todas las personas pueden ser instructores y debemos descubrir cuáles de los mandos medios que tenemos tienen las competencias necesarias para llegar a los operadores y transmitir los conocimientos.

Dos tareas quedan pendientes: elaborar entrenamientos divertidos e identificar entrenadores con las competencias adecuadas.

Revisando nuestros entrenamientos en Seguridad de Alimentos

Ya he hablado con anterioridad del tema de los entrenamientos en seguridad de los alimentos. Pero sigue preocupándome encontrar, con muy pocas excepciones, en mis visitas a plantas, que año tras año se da el mismo entrenamiento a los mismos empleados.

Siempre pregunto, ¿Cuáles son los problemas de prácticas inadecuadas de higiene de los empleados? ¿Por qué no hacen énfasis en esos problemas y re-orientan los entrenamientos?

En estos días hacia una inspección en una cocina y encontramos, que aunque hacia menos de un mes que habían impartido un curso de BPM, había deficiencias en el lavado de manos. Le propuse a la cocina hacer una actividad solo relativa a lavado de manos.

El libro de Frank Yiannas plantea algo parecido, en el entrenamiento debe tomarse en cuenta los factores de riesgo asociados a brotes o a incidentes relacionados. ¿Cuáles con los últimos casos de brotes que se han presentado relativos a nuestro producto?  ¿Cuáles son los factores de riesgo? Nuestros entrenamientos ¿ponen énfasis en esos factores de riesgo?

Frank Yiannas comparó el contenido de diversos currículo de entrenamiento, para determinar si había alguna correlación con los cinco mayores factores de riesgo reportados por el CD,  que más contribuían a las enfermedades alimenticias en los establecimientos de venta al detalle. Buscó si los currículo enfatizaban las principales prácticas de preparación y tares desarrolladas por los empleados relacionados a esos factores de riesgo. Para su sorpresa había muy poca o ninguna correlación, y en algunos currículos, se gastaba mucho contenido en asuntos raramente implicados en enfermedades alimenticias. ¿Cuál es el mensaje de esto? Cuando se conducen entrenamientos y educación en seguridad de alimentos, debes asegurarte en poner énfasis en esos tópicos, tareas y comportamientos que son un gran riesgo o están más frecuentemente asociados a enfermedades alimenticias. Food Safety Culture, Frank Yiannas

Creo que como una tarea deberíamos revisar los factores de riesgo y tomarnos el tiempo de actualizar los contenidos de los entrenamientos que impartimos en nuestras empresas.

 

Educación vs Entrenamiento

Siempre que estoy trabajando en el plan de Sanidad en una planta, cuando le digo al equipo de trabajo que deben elaborar los POES, procedimientos operativos estándar de sanitización (o SSOP por sus siglas en ingles “Sanitation Standard Operation Procedure”) de los equipos, me miran como si estuviera diciendo algo absurdo. Las preguntas frecuentes son: ¿Pero, de todos los equipos? ¿y también tenemos que escribir como limpiar la estructura (pisos, paredes, techos)?

¿Para que sirve en realidad un POES? eso es lo primero debemos comprender, para que escribimos un procedimiento. No es precisamente para enseñárselo al auditor y que el vea que tenemos un manual espectacular. Los POES se usan para estandarizar el proceso y que todos los empleados lo hagan siempre: “igual y de la manera correcta”. Entonces, si ese es el objetivo, debemos estar seguros de que lo que escribimos realmente se esté aplicando, por eso después de elaborar los procedimientos debemos atravesar el proceso de entrenar a los empleados.

Hoy encontré una explicación muy interesante en el Libro de Frank Yiannas sobre la diferencia entre educación y entrenamiento.

“…. Sin embargo, nosotros generalmente hablamos de educación en seguridad de alimentos, sin embargo entrenar y educar son dos asuntos diferentes. De hecho, yo opino que en nuestra profesión actual, esos términos son usados incorrectamente. Mucho de lo que nosotros llamamos entrenamiento hoy, es realmente educación…  La educación en seguridad de alimentos generalmente envuelve la transferencia de información relacionada a seguridad de los alimentos, tales como: peligros, estándares regulatorios, y políticas de la compañía, a un grupo de individuos o empleados…la educación en seguridad de los alimentos envuelve más “por qué” es importante la seguridad de los alimentos que “como” lograr la seguridad de los alimentos…El entrenamiento por su parte involucra más el cómo que el  por qué” Food Safety Culture, Frank Yiannas p. 40-41

Cuando hablamos de los procedimientos operativos debemos entrenar a los empleados, y entrenar significa explicarle al empleado como realizar la tarea específica siguiendo paso a paso el procedimiento, pero una vez que se lo hemos explicado, debemos pedirle que haga la tarea y observarlo para estar seguro que comprendió y sigue los pasos correctamente, y en mi opinión debemos dejar que el empleado realice la tarea por un tiempo y al transcurrir el tiempo (varias semanas) validar nuevamente que se mantienen haciendo la tarea de la forma correcta.

Entonces, cuando estoy en el proceso de consultoría y explico esto, en ese momento viene la queja del equipo responsable de la implementación: que esto es mucho trabajo, que quien va a hacer esto, que si hay que hacerlo con cada empleado que limpia, etc. Después de leer a Yiannas estoy convencida de que mientras no comprendamos el concepto de entrenar en nuestras empresas, que no es simplemente sentarnos a dar un curso de BPM una y otra vez, sino lograr que los empleados comprendan la importancia de realizar  sus tareas de forma correcta, seguiremos teniendo problemas de Seguridad e inocuidad en nuestras plantas.

Y quiero terminar con la reflexión que hace FranK Yiannas, porque no quiero sacarlo de contexto:

“Ahora, podría usted preguntarse, ¿cuál de ellas es más importante, educar o entrenar? Ambas los son. Es importante enseñarles por qué la seguridad de alimentos es importante  en un intento de transferir conocimiento e influenciar las actitudes. Pero es igual de importante enseñarles cómo la seguridad de los alimentos se consigue a través de demostraciones específicas de las tareas y deberes asignados a los empleados. Si usted solo educa, pero no entrena, va a estar en problemas”

 

Desempeño: Ser específicos… no genéricos

Estaba trabajando en una planta de alimentos en la cual, por el tipo de producto que ellos producían, no había cultura de sanidad de alimentos. Habían decidido implementar el estándar FSSC 22000, pero al realizar un recorrido por la planta era evidente que la instalación no seguía Buenas prácticas de Manufactura y los programas pre-requisitos, sobre todo en lo relativo a orden, limpieza y buenas prácticas de los empleados estaba muy deficiente.

La planta decidió entonces colocar un indicador de desempeño: Realizar una  inspección mensual y dependiendo de los resultados penalizar los incentivos entregados a los empleados, antes de eso los incentivos eran más orientados a producción y lo relativo a orden y limpieza tenía una pequeña ponderación. Cuando me comentaron la idea, solo mostré una preocupación: ¿Ustedes le comunicaron a los empleados que es lo que esperan de ellos? ¿Ellos tiene claro lo que es orden y limpieza? Porque nosotros ahora venimos a hablarle de orden y limpieza desde nuestro punto de vista cuando ellos tienen muchos años desempeñándose bajo su ambiente y sus criterios de  “orden y limpieza”.

Volví a pensar en esto leyendo otro de los capítulos del libro de Frank Yiannas: “Food Safety Culture”. Comentaba él  que cuando hablábamos de desempeño en seguridad de los alimentos debíamos de ser “Específicos y no genéricos”. Debemos de decirle concretamente al empleado que es lo que esperamos que haga.

Por ejemplo, cuando hablamos de orden, y los empleados están acostumbrados por años a dejar sus objetos personales en cualquier lugar, debemos explicarles, que los objetos personales deben ser guardados en los casilleros, asignarles casilleros e indicar como deben se manejados sus cosas personales, eso es “ser específicos”. Si hablamos de limpieza, debemos explicar claramente qué significa limpio porque puede suceder,  que lo que significa “limpio” para ellos para nosotros es sucio; y no quiere decir que lo esté haciendo mal, sino que  lo está haciendo bajo sus estándares y no con los nuestros.

“Las expectativas en el desempeño de la seguridad de los alimentos deben ser objetivas, observables, y estar relacionadas a tareas y comportamientos específicos” dice Yiannas. “Olvídese de las consignas bonitas y pegajosas para describir lo que usted desea que los empleados hagan. Aunque las consignas como: “La seguridad de los alimentos, esta en tus manos” o “Piense en la seguridad” pueden sonar pegajosas, no son efectivas. Los empleados no saben que significan… Diga a sus empleados en un lenguaje claro y amigable exactamente que usted necesita que ellos hagan para preparar y servir alimentos seguros.

 

Conseguir que los empleados hagan lo que se supone que deben hacer

Hoy quiero traer un tema de interés relativo a la implementación de Sistemas de Gestión de Inocuidad en las empresas.

Muchas veces pensamos que para mantener los sistemas que hemos desarrollado basta con hacer evaluaciones, que normalmente se traducen en hacer inspecciones y auditoria y capacitar a los empleados.

Me voy a referir al caso muy especifico de las empresas de servicio de comida: hoteles, restaurantes, servicios de catering, y hablo de este caso particular porque por muchos años nuestra empresa se ha dedicado a inspeccionar cocinas y capacitar empleados de cocina. Aunque hemos ido cambiado la forma que inspeccionamos a lo largo del tiempo y tratamos de innovar con relación a las capacitaciones que se imparten muchas veces nos encontramos que hacer inspecciones no es tan efectivo como hubiéramos esperado. No estoy diciendo que no debemos continuar haciendo inspecciones y capacitando a los empleados, porque por otro lado pienso que si aún haciendo estas dos actividades tenemos tantos problemas en la empresas de Servicios de alimentación, si no hiceramos esto, la cosa estaría aún peor.

Leyendo el libro de Franl Yiannas; “Food Safety Culture” me encontré con una análisis muy interesante que él hace y cito un párrafo del capitulo 4  del libro:

Conseguir que los empleados hagan lo que se supone que ellos hagan no es fácil. Las personas piensan que conseguirlo se hace cada vez mas difícil, Muchos consultores indican que la fuerza de trabajo está cambiando. Dicen que, en general se ha perdido el respeto a las figuras de autoridad, lo que incluye gerentes y supervisores en el trabajo. Otros dicen que la ética del trabajo está declinando, que los empleados no les importa el trabajo o hacer un buen trabajo como solía ocurrir anteriormente. Pero ¿ hay otras razones criticas del porqué los empleados no tienen un desempeño deseado por el empleador? Por increíble que parezca de acuerdo a Fournies (1999), La razón mas común por la cual los gerentes responden de porque la gente no hace en su trabajo lo que está supuesto a hacer es, “porque no saben lo que están supuestos a hacer” Piensen en esto. Una de las principales razones por las cuales los empleados no se desempeñan como se espera de ellos es porque ellos no saben lo que se espera de ellos. Los empleados necesitan tener claro y de forma realizable las expectativas de desempeño en seguridad de alimentos que definan lo que ellos deben hacer y como deben cumplir estas tareas. Por supuesto, siendo as, muchos gerentes y lideres deben gastar tiempo en definir claramente las expectativas de desempeño con los empleados, pero no solo después de que aparezcan los problemas de desempeño. Definir las expectativas una vez que los problemas surgen es muy tarde, especialmente cuando afectan la seguridad de los alimentos.  Las expectativas de desempeño necesitan ser definidas con los empleados  con antelación a que ellos desempeñen sus tareas y trabajos asignados, de forma que que ellos estén condicionados para el éxito y lo hagan de forma segura.

Coincido cien por ciento con Yiannas, creo que una gran parte del problema reside en que no tomamos el tiempo de comunicar a nuestros empleados que es lo que esperamos de ellos. Muchas veces cuando se contrata a un empleado siempre estamos con prisa de que aprenda rápido lo que debe hacer y que todo vuelva a la normalidad, sobre todo cuando está sustituyendo a un empleado que conocía bien su rutina o su trabajo, las prisas solo provocan que tengamos empleados en los puestos que no tienen claro que es lo que se espera de ellos. Solo cuando comienzan los problemas e incumplimos las prácticas relativas a seguridad e inocuidad de alimentos nos detenemos a explicarles que es lo que deben hacer. Como dice Yiannas en ese momento ya es un poco tarde, no porque el empleado no aprenda, sino porque ya ha ocurrido un problema que ha afectado a un cliente.

Pienso que debemos establecer mecanismos claros para definir las expectativas de desempeño y transmitirlas claramente a nuestros empleados.