Desempeño: Ser específicos… no genéricos

Estaba trabajando en una planta de alimentos en la cual, por el tipo de producto que ellos producían, no había cultura de sanidad de alimentos. Habían decidido implementar el estándar FSSC 22000, pero al realizar un recorrido por la planta era evidente que la instalación no seguía Buenas prácticas de Manufactura y los programas pre-requisitos, sobre todo en lo relativo a orden, limpieza y buenas prácticas de los empleados estaba muy deficiente.

La planta decidió entonces colocar un indicador de desempeño: Realizar una  inspección mensual y dependiendo de los resultados penalizar los incentivos entregados a los empleados, antes de eso los incentivos eran más orientados a producción y lo relativo a orden y limpieza tenía una pequeña ponderación. Cuando me comentaron la idea, solo mostré una preocupación: ¿Ustedes le comunicaron a los empleados que es lo que esperan de ellos? ¿Ellos tiene claro lo que es orden y limpieza? Porque nosotros ahora venimos a hablarle de orden y limpieza desde nuestro punto de vista cuando ellos tienen muchos años desempeñándose bajo su ambiente y sus criterios de  “orden y limpieza”.

Volví a pensar en esto leyendo otro de los capítulos del libro de Frank Yiannas: “Food Safety Culture”. Comentaba él  que cuando hablábamos de desempeño en seguridad de los alimentos debíamos de ser “Específicos y no genéricos”. Debemos de decirle concretamente al empleado que es lo que esperamos que haga.

Por ejemplo, cuando hablamos de orden, y los empleados están acostumbrados por años a dejar sus objetos personales en cualquier lugar, debemos explicarles, que los objetos personales deben ser guardados en los casilleros, asignarles casilleros e indicar como deben se manejados sus cosas personales, eso es “ser específicos”. Si hablamos de limpieza, debemos explicar claramente qué significa limpio porque puede suceder,  que lo que significa “limpio” para ellos para nosotros es sucio; y no quiere decir que lo esté haciendo mal, sino que  lo está haciendo bajo sus estándares y no con los nuestros.

“Las expectativas en el desempeño de la seguridad de los alimentos deben ser objetivas, observables, y estar relacionadas a tareas y comportamientos específicos” dice Yiannas. “Olvídese de las consignas bonitas y pegajosas para describir lo que usted desea que los empleados hagan. Aunque las consignas como: “La seguridad de los alimentos, esta en tus manos” o “Piense en la seguridad” pueden sonar pegajosas, no son efectivas. Los empleados no saben que significan… Diga a sus empleados en un lenguaje claro y amigable exactamente que usted necesita que ellos hagan para preparar y servir alimentos seguros.

 

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Política de Inocuidad Escrita y Apoyo de la Gerencia

En mi último post que publique hablaba de los programas pre-requisitos Preventivos.  Quisiera continuar hablando de los programas.

Cuando se trata de implementar ISO 22000 una de las primeras cosas que establece la norma es que la Alta Gerencia debe estar comprometida y eso se traduce en elaborar una Política de Inocuidad Escrita.

La mayoría de las veces las empresas no tiene idea de como empezar a escribir una politica de Inocuidad. Muchas veces lo que hacen es buscar en internet y comenzar a pegar frases de otras políticas escritas.

Mi opinión es que la alta gerencia de la empresa debería sentarse a pensar porqué quiere tener un Sistema de Gestión de Inocuidad, cúal es su compromiso con la seguridad de los alimentos y con los clientes, y en base a estas respuestas elaborar una política. La mayoría de las veces, el personal gerencial y de apoyo debe ayudar en esta labor, porque en general a la alta gerencia se le hace un poco difícil dictar esos lineamientos, a menos que no tenga muy claro lo que quiere.

Algunas preguntas que se me ocurre que podrían ayudar:

1. ¿Que hace la empresa, cual es el o los productos que elabora?

2. ¿Que nivel de riesgos desde el punto de vista de seguridad e inocuidad están involucrados en el producto?

3. ¿Porqué queremos implementar un sistema de Gestión de Inocuidad?: ¿Porqué lo exige el cliente? ¿Porqué hay una normativa en el país? ¿Porqué estamos exportando a un país que nos lo exige? ¿porqué es la nueva tendencia y todas las empresas quieren certificarse? ¿Porque eso es una ventaja competitiva y podremos usarlo como una herramienta de ventas? Es importante ser sincero en estas respuesta, no tienen nada de malo ninguna de las razones. Aunque las respuestas no necesariamente debemos incluirlas en la política, nos van a dar una dirección de lo que queremos decir.

4. ¿Con quien estamos comprometidos?: ¿Con los clientes? ¿Con el publico en general? ¿Con el país? ¿Con las leyes? ¿Con una norma?

5. ¿Cual es el publico al cual nos dirigimos?

Después de haber pensado en esto podemos hacer una lluvia de ideas e ir sacando frases que surjan de la discusión. Luego podemos darle forma a esas frases.

La Politica una vez escrita debemos divulgarla entre todos los empleados. No quiere decir que todos deban aprenderla de memoria pero  deben comprender a grandes rasgos de que se trata, deberíamos intentar que en tres frases sencillas todos los empleados puedan resumir, comprender y aplicar la Política de Inocuidad.

La politica debe ser firmada por la alta gerencia y debe estar publicada en un lugar visible para que los visitantes cuando lleguen a la planta la vean.  Otras experiencias que he observado es ponerla en el reverso del carnet de empleados.

Algo importante es que esta politica no esta escrita en piedra y por lo tanto debe ser revisada periódicamente. A medida que el sistema de Gestion de Inocuidad vaya madurando siempre habrá cosas nuevas que podemos agregar

Lo que decimos en la Política de Inocuidad debemos cumplirlo a través de una serie de programas que deben ser implementados y esto  debe dar como resultado la elaboración de productos inocuos y legales para los consumidores.

Es otro post estaremos hablando de como elaborar objetivos de inocuidad.